Asesoría Jurídica del Colegio Oficial de Agentes Comerciales de la Comunidad de Madrid
La Inteligencia Artificial puede ser una gran herramienta para nuestro trabajo diario. Nos puede ayudar a redactar un correo, ordenar ideas, preparar una visita comercial, resumir un documento o mejorar la presentación de una propuesta.
Pero hay una advertencia importante que conviene tener siempre presente:
No debemos introducir en una herramienta de Inteligencia Artificial datos personales, información confidencial o documentación de nuestros clientes sin las debidas garantías.
¿Qué información debemos proteger?
En nuestro trabajo manejamos habitualmente información como:
- Nombres y apellidos.
- Teléfonos y correos electrónicos.
- Pedidos y facturas.
- Contratos.
- Comisiones y tarifas.
- Conversaciones comerciales.
- Datos bancarios.
Toda esa información está protegida.
Por eso, antes de copiar un correo, subir un contrato o pedir a una herramienta de IA que revise una factura, debemos hacernos una pregunta muy sencilla:
¿Necesita realmente la Inteligencia Artificial conocer esos datos para ayudarnos?
En la mayoría de los casos, la respuesta será no.
Anonimizar antes de utilizar una herramienta de IA
Si queremos consultar, por ejemplo, cómo reclamar unas comisiones, no hace falta identificar al cliente, a la empresa o al agente.
Podemos sustituir los nombres reales por expresiones genéricas como:
- «el cliente»;
- «la empresa representada»;
- «el agente comercial».
Y si vamos a utilizar un documento, debemos eliminar previamente cualquier información que permita identificar a una persona, como:
- nombres y apellidos;
- DNI u otros documentos identificativos;
- domicilios;
- teléfonos;
- correos electrónicos;
- firmas;
- números de cuenta;
- cualquier otro dato que permita identificar directa o indirectamente a una persona.
La información confidencial de las empresas también debe protegerse
También hay que tener especial cuidado con la información confidencial de nuestras empresas representadas.
Un contrato, una tarifa comercial, un listado de clientes o determinadas condiciones de venta pueden contener información que tampoco debemos facilitar libremente a terceros.
La recomendación de la Asesoría Jurídica
La recomendación de la Asesoría Jurídica del Colegio es muy sencilla:
Utiliza la Inteligencia Artificial, pero hazlo con información anonimizada y proporcionando únicamente la información mínima necesaria.
Hay una regla muy fácil de recordar:
«Si la Inteligencia Artificial puede hacer el trabajo sin saber quién es tu cliente, no le digas quién es tu cliente».
La tecnología puede ayudarnos mucho, pero las obligaciones de confidencialidad y protección de datos siguen siendo las mismas.
La Inteligencia Artificial debe servirnos para trabajar mejor, no para asumir riesgos innecesarios.
IA sí. Datos personales de nuestros clientes, no.
Asesoría Jurídica
Colegio Oficial de Agentes Comerciales de la Comunidad de Madrid
